图书馆档案资料管理规定 (试行)

2017-01-07

图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分,是保存高校图书馆各项工作和活动原始记录的载体,它从高校图书馆成立之日起就开始积累,随着图书馆的发展而发展,客观真实地记录着图书馆各个历史时期的发展轨迹,对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值。针对我馆长期以来档案管理意识淡薄、档案管理不规范、馆藏档案结构不合理等现象,为提高档案管理意识与水平,根据《档案法》和国家有关档案文件规定,结合本馆的实际情况,特制定本办法。

一、重视档案资料管理工作

图书馆档案资料是系统地、全方位地反映图书馆各项活动的真实情况,是对图书馆客观、公正地回顾和总结,是高校图书馆领导决策的重要依据,从而做好档案管理和利用对图书馆管理工作有着非常深远的意义,图书馆档案是图书馆管理工作中不可或缺的重要信息资源。因此,从思想认识上提高对图书馆档案管理的认识水平,高度重视图书馆档案管理是做好图书馆档案管理工作的关键。

树立起存档意识,结合图书馆自身的工作特点和具体情况,不断探索制定出既符合《档案法》的要求,又适应于高校图书馆工作开展的各项档案管理的规章制度,建立规范的档案管理制度,是做好图书馆档案管理的重要保证。

二、档案管理资料职责

图书馆档案资料建设和管理工作由馆长领导下,各分管馆长具体负责,由各部门具体落实、分级分工建设和管理;部门负责人是部门档案资料建设和管理的第一责任人。

各部门根据部门工作职责、计划与任务,按年度分别收集、整理、归档、保管部门档案资料。图书馆办公室根据工作职责,负责全馆党务、行政与综合业务工作档案资料建设和管理;其他各部门按职能,负责本部门业务工作档案资料建设和管理。

三、档案资料收集

档案收集是档案工作的基础;档案材料的收集,要做到及时、准确、完整,做好各类档案信息的收集、整理、存储工作,确保档案材料的真实性和完整性。图书馆各部室应注意对各项工作计划、工作方案、工作数量、工作过程、工作效果的统计和积累,按照图书馆与部门职能相关规定做好档案收集工作。

1.档案资料收集基本要求

根据图书馆专业性、服务性与学术性特点,要不断拓宽档案信息收集范围,适时、准确、全面、系统地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作。根据图书馆的实际情况,按部门、内容等性质与形式上的异同,各部门要把档案资料分成若干类别;档案收集只有通过科学分类收集,才能揭示出它们之间的联系和规律,有条理地反映立档单位、部门的历史工作活动全貌,并便于系统地查找利用。

2.档案资料收集分类

1)党政群类档案,主要包括:党政工上级文件、校内文件、本馆行政文件、党工活动资料、规划计划、工作总结、上报文件、规章制度、会议记录、值班记录等。

2)业务类档案,主要包括:各业务部门的统计报表、工作日志、各类业务活动等,如:图书馆项目痕迹资料、财务会计情况、计划文献采购资料、文献典藏档案、阅览痕迹资料、文献检索资料、课题痕迹资料、会议记录(要)、读培活动痕迹资料、业务合同(协议)与招标资料、技术资料、文印资料、业务活动各类清单、各类登记簿账、捐赠收藏资料、光盘、胶片、音像、学位论文、工作计划与总结等。

3)人事类档案,包括图书馆职工档案,如:职工基本情况、工作经历;组织机构及人员配备情况,如:部门人员名单、岗位聘任合同、人员调进调出情况,以及职工晋升、考勤考核、培训进修、工资津贴、奖励资料等。

4)后勤管理类档案,包括图书馆后勤管理、图书馆建筑、仪器设备资产、后勤维护保障资料等。

5)综合类档案,如文化活动资料、对外交流资料、学术会议资料、图书馆指南、图书馆年报、外来参观资料、资源选介资料、书签、宣传品等。

同时,档案资料的收集,包括图书馆、各部门工作活动中形成的各种门类和载体的档案,即不仅包括纸质档案资料收集,也包括活动录音、录像、照片、视频等各种特殊载体的档案;②具有保存价值的档案,以及与档案有关的资料;电子文档资料等;

3.档案资料收集重点部门

图书馆办公室、古籍部、采编部、数字部、流通部、技术部是档案收集重点部门;随着业务部门设置的变迁,档案资料收集重点部门随之变化;

四、档案资料管理

1.各部门档案要指定专人负责保管,明确职责,并指定专柜保存;各部门要将有责任心、细致耐心、业务能力强的馆员分工负责档案资料管理。图书馆将对档案管理员进行必要的培训。

2.按年度,各部门分级负责的档案资料,要分类收集、整理、装订、编码、统计、保管与利用工作;装订、装盒档案资料,一律要有专题档案目录与封面;档案资料要按专题装入档案盒,打印分类标志,并要注明文件类别和编号等。

3.凡收到上级文件、学校文件和职能部门文件,以及本馆外报材料与报账等,馆办一律要登记造册,年度末放假前要全部清点、整理、装订与归档。

4.归档的档案资料要完整、准确、真实地反映图书馆各部室履行岗位职责、完成管理工作和业务工作活动情况。各业务部门要建立起自己独特的业务档案体系,并随时配合馆里的各项活动,及时提交阶段性档案资料与服务工作。

5.各部门档案资料要妥善保存,并要防止丢失、错乱和损毁;部门档案资料不经部门负责人同意,不得随意外借或复制。

6.根据实际需要,图书馆对业务活动或年度档案的重要部分,按校档案馆要求,提交校档案馆保存;

7.各部门档案资料要专柜、专盒管理保存;档案柜、档案盒以及装订等费用,纳入部门学期办公经费预算;

8.随着计算机技术的普及,要求各部门把档案录入计算机管理,要建立起档案数据库,以提高档案资料信息的存储、处理、控制、开发利用水平。

9.各部门要重视业务活动电子档案资料的收集、整理、归类与保存工作;纸质档案、电子档案等都是部门负责人、馆员变动时,须交接并备具清单的档案;

10.每学期或年度,图书馆将对各部门档案资料建设和管理工作进行检查;部门档案资料建设和管理工作是衡量部门负责人以及部门工作情况,并是部门、馆员考核、评优等的重要依据;

五、本规定201691日起试行。

                                                     

                                                    图书馆

                                                 201714